Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
1. Amaç
Bu politika, Uzm. Dr. Yeşim Temiz Zayer tarafından işlenen kişisel verilerin hangi esaslarla saklandığını; işleme şartları ortadan kalktığında nasıl silindiğini, yok edildiğini veya anonim hâle getirildiğini açıklar. Amaç, yalnızca gerekli veriyi gerekli süre boyunca tutmak ve süresi dolan veriyi güvenli biçimde ortadan kaldırmaktır.
2. Kapsam ve Sorumluluk
Politika; elektronik hasta kayıtları, fiziksel dosyalar, randevu ve iletişim kayıtları, e-posta, muhasebe belgeleri, web sitesi ve güvenlik kayıtları, yedekler ve hizmet sağlayıcı sistemlerindeki kişisel verileri kapsar. Veri sorumlusu politikanın uygulanmasını gözetir; yetkilendirilmiş çalışanlar ve veri işleyen hizmet sağlayıcılar yalnızca verilen talimat ve yetki çerçevesinde işlem yapar.
3. Hukuki ve Teknik Dayanak
Saklama ve imha işlemleri; KVKK, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, sağlık mevzuatı, mali ve vergisel düzenlemeler ile ilgili diğer mevzuat doğrultusunda yürütülür. Bir uyuşmazlık veya resmi inceleme varsa, ilgili kayıtlar hukuki saklama yükümlülüğü sona erene kadar imha edilmez.
4. Saklamayı Gerektiren Başlıca Sebepler
- Tıbbi teşhis, tedavi, bakım, takip ve hasta güvenliğinin sürdürülmesi.
- Sağlık hizmeti kayıt ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
- Fatura, ödeme, vergi ve muhasebe yükümlülüklerinin yürütülmesi.
- Randevu, talep, şikâyet ve iletişim süreçlerinin yönetilmesi.
- Bilgi güvenliği, olay müdahalesi ve hizmet sürekliliğinin sağlanması.
- Hukuki hakların tesisi, kullanılması veya korunması.
- Açık rıza ve tercih kayıtlarının ispatı.
5. Saklama Süreleri
| Kayıt / veri grubu | Başlangıç ve önerilen saklama süresi | İmha yaklaşımı |
| Hasta dosyası; tıbbi değerlendirme, işlem, tedavi ve takip kayıtları | Son sağlık hizmetinden itibaren 20 yıl; uygulanabilir mevzuat daha uzun süre öngörüyorsa o süre. | Güvenli silme/yok etme; arşivsel veya bilimsel kullanım varsa geri döndürülemeyecek biçimde anonimleştirme. |
| Klinik takip için tıbbi fotoğraf ve video | Hasta dosyasının parçasıysa ilgili hasta dosyası süresi; klinik gereklilik sona ererse daha erken silme değerlendirilir. | Elektronik ortamda güvenli silme; fiziksel kopya varsa parçalayarak yok etme. |
| Randevu ve genel iletişim talebi | Sağlık hizmetine dönüşmeyen kayıtlar için son temastan itibaren 2 yıl; hasta ilişkisine dönüşürse ilgili dosya süresi. | Sistemlerden silme ve yedek döngüsünde yok etme. |
| Fatura, ödeme, vergi ve muhasebe kayıtları | İlgili mali mevzuat uyarınca genel olarak 5 ila 10 yıl; belge türüne uygulanan daha uzun süre saklıdır. | Süre sonunda güvenli silme veya fiziksel imha. |
| Sözleşme, tedarikçi ve hizmet sağlayıcı kayıtları | Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 yıl veya ilgili zamanaşımı/yasal süre. | Güvenli silme veya fiziksel imha. |
| Açık rıza, tercih ve geri alma kayıtları | İşlem süresince ve rızanın geri alınması/sona ermesinden itibaren 3 yıl; hukuki talep varsa gerekli süre. | İspat yükümlülüğü bitince güvenli silme/yok etme. |
| Ticari elektronik ileti izin ve ret kayıtları | İlgili elektronik ticaret mevzuatındaki süre; genel olarak izin/ret tarihinden itibaren 3 yıl. | Süre sonunda güvenli silme. |
| Web sunucusu, erişim ve bilgi güvenliği logları | Olay inceleme ve güvenlik amacıyla genel olarak 2 yıl; özel bir yasal veya sözleşmesel süre varsa o süre. | Log sisteminden güvenli silme; yedek döngüsünde yok etme. |
| Çerez tanımlayıcıları | Her çerezin Çerez Tercihleri panelinde belirtilen kullanım süresi; tercih kanıtı için gerekli kayıtlar 3 yıl. | Süre dolumunda otomatik silme; kullanıcı tarayıcıdan daha erken silebilir. |
| Kamera kaydı — yalnızca sistem mevcutsa | Genel olarak en fazla 30 gün; güvenlik olayı varsa olay ve hukuki süreç için gerekli süre. | Üzerine yazma veya güvenli silme. |
| Başvuru, şikâyet, denetim ve uyuşmazlık dosyaları | Sürecin kesinleşmesinden itibaren ilgili zamanaşımı/yasal süre; genel olarak 10 yıla kadar. | Süre sonunda güvenli silme veya fiziksel imha. |
Yukarıdaki süreler, veri envanteri ve kliniğin tabi olduğu ruhsat/kayıt düzeni doğrulandıktan sonra kesinleştirilmelidir. Aynı kayıt için birden fazla süre uygulanıyorsa, yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği en uzun süre esas alınır; “belki gerekir” yaklaşımıyla süresiz saklama yapılmaz.
6. Periyodik İmha
İşleme şartı tamamen ortadan kalkan veriler için periyodik imha aralığı en fazla altı aydır. Kontroller yılda en az iki kez, Ocak ve Temmuz aylarında gerçekleştirilir. İmha yükümlülüğü doğan veri, yükümlülüğün doğduğu tarihi izleyen ilk periyodik imha işleminde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Kanuni bir saklama zorunluluğu ya da hukuki muhafaza kararı varsa imha ertelenir ve gerekçe kayıt altına alınır.
7. İmha Yöntemleri
| Yöntem | Uygulama |
| Silme | Veriyi ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirme; kullanıcı yetkilerini kaldırma, uygulama/veritabanı üzerinden güvenli silme ve yedek yaşam döngüsünü tamamlama. |
| Yok etme | Veriyi hiçbir kişi tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hâle getirme; fiziksel belgeleri uygun seviyede parçalama, ortamı güvenli biçimde imha etme veya geri döndürülemez biçimde üzerine yazma. |
| Anonim hâle getirme | Veriyi başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirme; toplulaştırma, maskeleme ve benzeri yöntemleri yeniden tanımlama riskine göre uygulama. |
8. Yedekler ve Hizmet Sağlayıcı Sistemleri
Aktif sistemden silinen veri, teknik zorunluluk nedeniyle kısa süre yedeklerde kalabilir. Bu süre içinde yedek yalnızca olağanüstü geri yükleme amacıyla korunur, normal kullanıma açılmaz ve belirlenen yedek döngüsünün sonunda yok edilir. Hizmet sağlayıcının sözleşmesi, talimat üzerine silme/iade, alt yüklenici, güvenlik ve denetim hükümlerini içerir.
9. İmha Kayıtları
Silme, yok etme ve anonim hâle getirme işlemlerine ilişkin tarih, kapsam, yöntem, sorumlu kişi ve varsa doğrulama bilgisi kayıt altına alınır. Bu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler saklı kalmak üzere en az üç yıl süreyle muhafaza edilir.
10. İlgili Kişi Talebi
İlgili kişi silme veya yok etme talebinde bulunduğunda, veri işleme şartlarının devam edip etmediği değerlendirilir. Şartlar tamamen ortadan kalkmışsa talep kabul edilir ve uygulanan işlem ilgili kişiye bildirilir. Şartlar devam ediyorsa talep, hukuki ve fiilî gerekçesi açıklanarak reddedilebilir.